Что требуется для успешной организации переезда офиса?

Переезд офиса — всегда сложный процесс, для организации которого требуется тщательное планирование. От этого зависит не только комфорт сотрудников на новом месте, но и эффективность работы компании в целом.

Статистика показывает, что в среднем компании меняют офис раз в 5-7 лет. При этом около 80% из них сталкиваются с различными трудностями при переезде, которые приводят к простоям в работе, потере важных документов и оборудования, повышению уровня стресса у сотрудников.

Для смягчения нагрузки на персонал при офисном переезде наилучшим решением будет воспользоваться услугами мувинговых компаний (например в Киеве этим занимаются «Давай переедем» — davay-pereedem.com/ofisnyi-pereezd-kiev)

Как правильно организовать переезд офиса?

Чтобы переезд прошел максимально гладко и без потерь, необходимо придерживаться определенного алгоритма действий:

1. Начинать подготовку к переезду нужно минимум за 3-6 месяцев. Составьте детальный план с указанием сроков, бюджета, ответственных лиц. Распределите задачи между сотрудниками.
2. Определите критерии идеального офиса: местоположение, площадь, планировка, инфраструктура, бюджет. Просмотрите несколько вариантов, прежде чем остановиться на финальном. Не забудьте проверить все коммуникации и документы.
3. Сообщите коллективу о предстоящем переезде. Объясните причины, сроки, детали. Дайте сотрудникам инструкции по подготовке рабочих мест к переезду. Организуйте экскурсию в новый офис.
4. Для успешного переезда Вам понадобятся грузчики (тарифы на их услуги можно узнать по ссылке), сборщики мебели, IT-специалисты, клининг.
5. Составьте списки оборудования и мебели для переезда с указанием габаритов. Промаркируйте все предметы в соответствии с будущим расположением. Упакуйте технику, документы, личные вещи.
6. IT-специалисты должны заранее продумать архитектуру сети на новом месте. Перенос серверов и баз данных, настройку телефонии и интернета лучше осуществить в нерабочее время, чтобы избежать простоев.

Где искать помощь для офисного переезда?

Найти специалистов можно несколькими способами:

• Попросите рекомендации у коллег, партнеров и знакомых, возможно, кто-то уже пользовался услугами надежных подрядчиков
• Изучите профильные сообщества и форумы в интернете, где профессионалы делятся опытом и контактами.
• Разместите запрос на тендерных площадках, чтобы получить предложения от разных компаний и выбрать оптимальный вариант.
• Также можно обратиться в агентства по релокации бизнеса, которые предлагают полный спектр услуг по организации переездов «под ключ».

Поиск и отбор подрядчиков важно начинать заранее, за 2-3 месяца до переезда. Изучите как можно больше вариантов, запросите сметы, проведите личные встречи. Отдавайте предпочтение компаниям с хорошей репутацией, предоставляющим гарантии и готовым заключить официальный договор.